Site internet, module de réservation, logiciel de gestion : beaucoup de restaurateurs ont signé un contrat de plusieurs années, souvent lors d'une visite commerciale. Le jour où l'on veut changer, une question revient : quand et comment en sortir sans repartir pour une nouvelle période ?
Ce guide vous donne la marche à suivre, étape par étape : retrouver vos dates dans le contrat, savoir à qui écrire, envoyer la bonne lettre, puis récupérer votre nom de domaine et votre fichier clients avant de changer d'outil.
Le piège à éviter : la reconduction tacite. Si votre lettre arrive après la date limite de préavis, le contrat repart en général pour une nouvelle période, au même tarif. Tout se joue sur une date, qu'il faut connaître plusieurs mois à l'avance.
1. Retrouver vos dates dans le contrat
Ressortez le bon de commande (ou les conditions particulières) et les conditions générales. Trois informations suffisent :
- 1 La durée et la date de départ : la durée est indiquée en mois. Vérifiez à partir de quand elle court : la signature, la mise en ligne du site ou la première échéance. C'est ce qui donne votre date de fin.
- 2 Le délai de préavis : cherchez les articles « Durée », « Résiliation » ou « Renouvellement ». On y lit par exemple « par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 3 mois avant l'échéance ».
- 3 La clause de reconduction tacite : elle dit pour combien de temps le contrat repart si personne ne le résilie (un an, ou la même durée qu'au départ).
Calculer votre date limite
Date limite = date de fin − délai de préavis. Exemple : un contrat qui se termine le 31 mars 2027 avec un préavis de 3 mois doit être résilié au plus tard le 31 décembre 2026. Si le contrat parle de la date de réception de la lettre, envoyez-la au moins dix jours avant.
Entre professionnels, ce sont les clauses de votre contrat qui s'appliquent. Les règles qui obligent à prévenir un particulier avant la reconduction de son abonnement ne vous protègent en général pas : personne n'est tenu de vous rappeler la date. Notez-la dans votre agenda, avec une alerte un mois avant.
2. Savoir à qui adresser la résiliation
La lettre doit partir vers la société qui est votre cocontractant, à l'adresse indiquée dans la clause de résiliation (à défaut, au siège social). Ce n'est pas toujours celle que vous avez au téléphone.
Le cas des contrats financés
Regardez qui prélève vos mensualités sur votre relevé bancaire. Si c'est une autre société que votre prestataire, votre site ou votre matériel est probablement financé par un organisme de location financière. Il y a alors souvent deux contrats : un avec le prestataire, un avec l'organisme de financement.
Relisez les deux : la résiliation se fait souvent auprès de l'organisme de financement, et parfois des deux côtés. Dans le doute, envoyez la même lettre aux deux sociétés.
3. Envoyer votre lettre de résiliation
Envoyez-la en recommandé avec accusé de réception (ou par lettre recommandée électronique), et gardez une copie de la lettre, la preuve de dépôt et l'accusé de réception. Profitez-en pour demander tout de suite ce dont vous aurez besoin pour changer d'outil.
Ce modèle vaut pour une résiliation à l'échéance. Une résiliation avant la fin de la période est souvent prévue avec une indemnité (parfois toutes les mensualités restantes) : lisez la clause concernée avant d'écrire.
4. Récupérer votre nom de domaine
Votre nom de domaine (l'adresse de votre site, et souvent de vos emails) est ce qui compte le plus : c'est lui que vos clients et Google connaissent.
- → Vérifiez à qui il appartient : pour un « .fr », la recherche Whois de l'Afnic (afnic.fr) indique le titulaire ; pour les autres extensions, l'outil de recherche de l'ICANN (lookup.icann.org).
- → S'il est à votre nom : demandez le code de transfert (aussi appelé code d'autorisation ou « AuthInfo »). Il permet de le déplacer chez un autre bureau d'enregistrement.
- → S'il est au nom de votre prestataire : demandez un changement de titulaire à votre nom avant la fin du contrat, par écrit.
- → Vos emails utilisent ce domaine ? (contact@votre-restaurant.fr) Notez-le avant toute modification : un changement mal préparé peut couper vos emails.
Pensez aussi au contenu : gardez une copie de vos textes, de votre carte et de vos photos. Le design du site appartient en général au prestataire, mais le contenu que vous avez fourni reste le vôtre.
5. Demander l'export de votre fichier clients
Les coordonnées de vos clients et l'historique de leurs réservations sont vos données. Au sens du RGPD, vous êtes le responsable du traitement et votre prestataire est votre sous-traitant : à la fin du contrat, il doit, selon votre choix, supprimer ces données ou vous les rendre (article 28 du RGPD).
Demandez l'export avant la date de fin : l'accès à votre espace s'arrête souvent ce jour-là. Pour vos futurs envois d'emails ou de SMS, seuls les clients qui ont donné leur accord peuvent être sollicités : demandez que l'export indique ce consentement.
6. Organiser le changement sans coupure
L'idéal est de préparer le nouvel outil pendant que l'ancien tourne encore :
- 1 Trois mois avant la fin : testez le nouvel outil en parallèle, sur un service ou deux, sans rien résilier de plus.
- 2 Un mois avant : préparez le nouveau site sur une adresse provisoire, réintégrez votre fichier clients si l'export est exploitable.
- 3 Le jour de la fin : basculez le nom de domaine, mettez à jour le lien du site et le bouton de réservation sur votre fiche Google et vos réseaux sociaux.
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